روز  یکشنبه  28 خرداد ماه سال 91 جلسه ای با حضور آقایان دکتر مقدم (معاون پژوهش و فناوری وزارت نفت) ، دکتر ایمانی (دبیر کنفرانس)، دکتر هوشمند(دبیر کمیته علمی کنفرانس)، آقای مهندس نصری(رئیس هیئت مدیره انجمن صنفی اتوماسیون صنعتی) و تعدادی از مدیران وزارت نفت و مسئولان سایر ارکان کنفرانس در محل ساختمان مرکزی وزارت نفت برگزار شد. در این جلسه نیازمندی های وزارت نفت بالاخص در تهیه سند راهبردی نقشه راه اتوماسیون صنعتی و ابزار دقیق وزارت نفت مورد بررسی قرار گرفت  و اینکه چگونه می توان در کنفرانس برنامه ریزی نمود تا نیازمندیهای آن وزارتخانه تامین گردند.